D’un point de vue matériel, le budget de la collectivité se présente sous forme de documents spécifiques, les documents budgétaires.

L'exécution annuelle du budget d'une collectivité donne lieu à la confection de deux documents, qui doivent être parfaitement concordants :

- le compte administratif, élaboré par l'ordonnateur,
- le compte de gestion, établi par le trésorier, comptable de la collectivité.

Un schéma présente le cycle budgétaire annuel d'une collectivité.

S’il appartient à l’exécutif local de préparer le budget et à l’assemblée délibérante de le voter, l'exécution du budget est suivie par deux principaux acteurs : l'ordonnateur et le comptable, dont le rôle est défini par le décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique.

Le comptable de la direction générale des Finances publiques tient les comptes de la collectivité, il est chargé du recouvrement des créances et du paiement des dépenses qui sont justifiées selon les modalités fixées par le décret sur les pièces justificatives (PJ) de la dépense.

Seuls les comptables publics sont habilités à encaisser les recettes et à régler les dépenses. Toutefois, ce principe connaît une exception avec les régies d'avances et de recettes, qui peuvent être instituées afin de faciliter l’encaissement de recettes et le paiement de dépenses, de manière limitative et contrôlée.

Dans ce contexte, il est évident que ces acteurs locaux sont, chacun en ce qui les concerne, les mieux à même d'appréhender et de définir, dans le cadre d'une démarche de partenariat, les actions à engager en commun pour améliorer la qualité et l'efficacité de la gestion financière et comptable d'une collectivité locale.

La liste des pièces justificatives que l’ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l’évolution de la réglementation applicable aux collectivités. Le décret n°2007-450 du 25 mars 2007, qui procède à un tel toilettage, allège également la charge de signature pour les ordonnateurs locaux et favorise la dématérialisation des échanges entre ces derniers et les comptables publics.

L'annexe I de ce décret, reprise à l'annexe I du CGCT, détaille les pièces justificatives exigées par les comptables à l'appui des mandats de paiement émis par les ordonnateurs des collectivités locales et des établissements publics locaux. L'actualisation 2007 a également étendu l'application de la liste des pièces justificatives aux établissements publics de santé, aux établissements sociaux et médico-sociaux ainsi qu'aux associations syndicales autorisées.

Le décret n°2007-450 du 25 mars 2007 fait l'objet d'une instruction codificatrice n°07-024 MO du 30 mars 2007.

Seuls les comptables de la direction générale des Finances publiques (trésoriers) sont habilités à régler les dépenses et recettes des collectivités et établissements publics dont ils ont la charge (décret du 29 décembre 1962 portant règlement général de la comptabilité publique).

Ce principe connaît une exception avec les régies d'avances et de recettes qui permettent, pour des raisons de commodité, à des agents placés sous l'autorité de l'ordonnateur et la responsabilité du trésorier, d'exécuter de manière limitative et contrôlée, un certain nombre d'opérations.

Cette procédure est notamment destinée à faciliter l’encaissement de recettes et le paiement de dépenses.