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DEMATERIALISATION
DES ECHANGES
ORDONNATEUR-COMPTABLE
Chat du 6 décembre :
le compte-rendu des débats
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Vous avez été nombreux à participer,
la semaine dernière, à notre session de chat sur
le thème : "Echanges ordonnateur-comptable : comment
faire progresser la dématérialisation ?" Vous
trouverez ci-après le compte-rendu intégral des
échanges intervenus lors de la session.
Nos invités, Emmanuel Spinat, chef du "Pôle
national de dématérialisation pour le secteur public
local" à la direction générale de la
Comptabilité publique, et Stéphane Maurage, adjoint
du chef de Pôle, se sont engagés à répondre
en différé à toutes les questions qui n'ont
pas pu être traitées en direct le 6 décembre
dernier. Vous trouverez ces compléments d'information dans
l'une de nos prochaines lettres.
Comment inciter les maires des petites collectivités
à mettre en place la dématérialisation alors
que cela peut engendrer un coût financier ?
Les gains sont d’autant plus importants que les volumes
sont importants. Mais même pour les petites collectivités,
les coûts sont peu élevés et le retour financier
peut s’avérer non négligeable. En effet, il
n’est pas nécessaire de changer le parc informatique
pour faire de la dématérialisation. De plus, certains
éditeurs incluent, dans le service après-vente,
la possibilité de générer des données
XML permettant de dématérialiser la paye.
Contrairement à certaines idées reçues, de
nombreuses petites collectivités sont déjà
engagées dans la voie de la dématérialisation.
Pour prendre l’exemple de la Martinique, 29 des 34 communes
qui ont dématérialisé la paye ont moins de
20.000 habitants.
Comment le comptable pourra-t-il effectuer le contrôle
"sur pièces" qu'il réalise actuellement
?
La dématérialisation des pièces justificatives
facilite le contrôle hiérarchisé grâce
à l'utilisation du logiciel XéMéLios permettant
de réaliser des recherches multicritères sur les
états "papier" volumineux. Par ailleurs, Hélios
comporte un module de contrôle hiérarchisé
qui sera progressivement mis en place, et permettra au comptable
de cibler plus facilement les mandats/titres à contrôler.
Avez-vous prévu un programme de formation pour
les trésoriers ?
Les comptables et agents des trésoreries sont accompagnés
dans la mise en œuvre de la dématérialisation.
Des formations aux outils bureautiques générales
existent au sein du ministère.
Par ailleurs, des modules de formation existent en fonction des
contrôles concernés. Enfin, des formations annuelles
sont diffusées dans le réseau dans le cadre des
journées d'étude.
Quelles sont les procédures prévues pour
le traitement des factures non dématérialisées
reçues par l'ordonnateur (scanner, etc.) ?
La convention cadre nationale sur les factures et pièces
d'exécution des marchés permet de dématérialiser
les factures papiers (numérisation) uniquement dans le
cadre du protocole d'échange standard version 2 (PES V2).
Quel est le nombre de conventions signées au niveau
national concernant les pièces initiales et les pièces
d'exécution de marchés publics ?
Près de 50 conventions ont été
signées.
La collectivité a entrepris de diffuser les pièces
de marchés sous forme électronique en procédant
de la manière suivante :
- scanner les pièces de marché et production d'un
fichier pdf "image" identique au document papier existant
en toute fin de procédure, c'est-à-dire comportant
toutes les signatures et dates du document final.
- mise à disposition des fichiers sur le réseau,
y compris la trésorerie particulière de la collectivité
car nous avons souhaité aller plus avant dans la démarche
en y associant la chaîne comptable.
Difficultés rencontrées : la trésorerie nous
a indiqué qu'elle était prête à signer
une convention avec nous pour la transmission sous forme électronique
des pièces de marché mais que cette transmission
ne serait opérante que pour les contrats déposés
sous forme électronique par les opérateurs économiques
(parallélisme des formes) et que les marchés déposés
sous forme papier devraient toujours être transmis sous
forme papier. Cela fait perdre tout son intérêt à
cette convention (dite mixte) car 95% des marchés ont une
forme papier et cela n’a pas l’air de devoir changer
dans l’immédiat. Nous constatons même une régression
des dépôts électroniques en 2007 par rapport
à 2006. Cette obligation est surprenante car, si le fichier
pdf transmis n’a pas valeur d’original, les photocopies
que nous utilisons actuellement n’en ont pas davantage.
Quelle solution proposez-vous, la position de la chaîne
comptable ne pourrait-elle pas être assouplie sur la production
de ces fichiers image ? Quel est l’avenir des conventions
si elles ne peuvent porter que sur les documents signés
électroniquement par les entreprises ?
En effet, la convention nationale arrêtée avec les
associations d'élus et la Cour des comptes prévoit
que l'acte d'engagement d'une offre "papier" continue
à être transmis sous forme "papier". Néanmoins,
vous pouvez systématiquement transmettre les pièces
annexes (notamment CCAP/CCTP) sous forme dématérialisée
que l'offre soit "papier" ou "électronique".
Ainsi, les pièces les plus volumineuses seront bien dématérialisées.
Quand pensez-vous homologuer les premiers tiers de télétransmission,
conformément à l'arrêté du 27 juin
2007 ?
L'homologation des tiers de transmission sera engagée officiellement
à compter de janvier 2008.
Trois de nos clients doivent débuter les tests
PES avec leur trésorerie début 2008. Quelles sont
les démarches à suivre pour les éditeurs
et leurs clients ?
Les collectivités retenues pour 2008 seront rapidement
informées par le pôle dématérialisation
et les outils correspondants seront présentés à
ce moment.
Comme pour les plates-formes de dématérialisation
des marchés publics, il existe autant de comportements
que de prestataires "tiers de confiance". La promotion
d'un modèle stock ne résoudrait-elle pas cette difficulté
?
La direction générale de la Comptabilité
publique (DGCP) s'est engagée à supporter le modèle
de flux et le modèle de stock en matière de transmission
de pièces justificatives dématérialisées.
Nous expérimentons actuellement le seul modèle de
flux avec le PES V2. Néanmoins, des expérimentations
du modèle de stock sont prévues courant 2008, en
lien avec les travaux de la DGME.
A quelle date, la consultation directe de la trésorerie
sera-t-elle effectivement mise en place ? A ce jour, il est impossible
d'avoir un suivi de l'état et je travaille "à
vue".
Pour les collectivités dépendant d'un poste ayant
migré sous Hélios, la consultation est d'ores et
déjà disponible avec la mise en place du logiciel
VPN (Virtual private network ou réseau privé virtuel)
"client". La demande d'accès doit être
adressée à votre comptable. L'offre "portail
du Trésor" facilitera cet accès progressivement
à compter du premier trimestre 2008.
La Caisse des dépôts propose une solution
d'attente FAST qui permet une dématérialisation
entre ordonnateur et comptable. Est-ce, pour vous, le moment opportun
pour s'équiper de cette solution ?
L'arrêté du 27 juin 2007 relatif à la dématérialisation
prévoit deux modalités de transmission des données
PES : le tiers de transmission homologué ou la passerelle
sécurisée proposée par la DGCP.
Le nombre de payes du conseil général des
Bouches-du-Rhône se chiffre à plus de 5.000. L'exportation
des bulletins de salaire se fait sur 13 pages. Est-il possible
d'augmenter le nombre de lignes et par conséquent de diminuer
le nombre de pages ?
Nous vous confirmons que la taille des pages est paramétrable
dans XéMéLios. Nous vous invitons à consulter
la documentation "utilisateur" ou à vous rapprocher
du correspondant dématérialisation de la trésorerie
générale.
Quelle est la cible de la solution FAST de la CDC ? Les
petites collectivités ou l’ensemble de la sphère
des ordonnateurs ?
La passerelle est une des solutions proposées pour l'envoi
des données. Toute collectivité qui souhaite l'utiliser
pourra le faire.
Quel(s) type(s) de format(s) sera(ont) retenu(s) ? Un
format unique en .pdf ?
Les formats retenus sont précisés dans chaque convention
de dématérialisation, en fonction du type de pièces.
Les conventions nationales sont accessibles sur le site BERCY
COLLOC.
D'après une source, il y aurait 200 trésoreries
équipées d'Hélios en 2008. Pouvez-vous nous
le confirmer ? Y a-t-il une liste de ces 200 trésoreries
?
Le 1.000éme poste comptable est passé sous Hélios
en juin 2007.
Quel est le mode de transmission sécurisée
que vous allez mettre en place ? Devra-t-on passer par le VPN
?
L'arrêté "dématérialisation"
du 27 juin 2007 prévoit de converger vers deux modes de
transmission au choix de l'ordonnateur pour le PES V2 :
- le tiers de télétransmission homologué
;
- la passerelle de transmission à Hélios.
Le VPN "client" a vocation à être remplacé
par un portail sécurisé (SSL) en lien avec la passerelle
de transmission.
Est-il possible d'envisager que les différents
projets de dématérialisation soient imposés
et non laissés au choix des organismes ? Une obligation
réglementaire imposerait aux prestataires informatiques
de développer ces interfaces dans le cadre de la maintenance
et non en prestations spécifiques générant
un surcoût important.
La dématérialisation dans le secteur public local
repose sur un partenariat entre les différents acteurs
de la chaîne comptable et financière. Les travaux
menés n'ont pas pour objectif d'imposer réglementairement
des solutions mais d'inciter à dématérialiser
les échanges.
Où en sont les tests relatifs à la dématérialisation
des bordereaux de quittancement (pour les OPAC) entre les sites
pilotes et la société SYLOGIS ?
Les sites "pilotes" sont encore en cours de test. Etant
donné l'avancement favorable, nous prévoyons d'ouvrir
cette possibilité à d'autres offices en 2008.
Est-ce que la passerelle sécurisée proposée
par la DGCP, dont vous parlez, est opérationnelle ? Et
si oui, où peut-on trouver l'information ?
La passerelle sera progressivement ouverte en 2008, après
avoir testé la solution avec un site pilote. Les outils
d'information seront diffusés après cette période
de test.
Le retard annoncé dans le déploiement de
Chorus (Etat) aura-t-il un impact sur Hélios (ordonnateurs)
? Les éventuels retards Hélios ont-ils un impact
sur le PES ? Quelles sont les prochaines échéances
?
Chorus et Hélios sont deux programmes différents
avec des équipes différentes. Les travaux du secteur
Etat n'impactent donc pas ceux des collectivités et établissements
publics locaux (CEPL). Le développement du PES se fait
en étroite relation avec Hélios. La prochaine échéance
consiste à déployer le PES dans une à deux
collectivités par département en 2008.
Pouvez-vous être plus explicite sur les notions
de VPN "client" et de portail sécurisé
(SSL) ?
Actuellement, l'offre disponible pour accéder à
l'Extranet Hélios et à la transmission de flux à
Hélios est fondée sur le logiciel dit VPN "client".
Ce logiciel doit être installé sur chaque poste de
la collectivité concernée par cette consultation.
Le déploiement est donc relativement complexe. La nouvelle
offre "portail" à venir permettra un accès
aux services Hélios par simple délivrance d'un certificat
installé dans le navigateur Web. Le déploiement
et l'accès en seront donc grandement facilités.
Pour quand la disparition d'INDIGO est-elle programmée
?
Le passage au PES se fait sur la base du volontariat des collectivités.
Il sera donc progressif. Il n'y a pas de date butoir à
la disparition du protocole INDIGO.
Notre comptable nous informe, pour notre commune, de
la mise en place de la dématérialisation pour la
comptabilité au 1er avril 2008. Bénéficierons-nous
d'une période de test ? Comment les pièces justificatives
vont-elles être traitées, notamment celles correspondant
aux marchés publics ? Les supports "papiers"
devront-ils toujours exister ?
S'il s'agit de la dématérialisation des mandats/titres/bordereaux
avec le PES V2, la liste des collectivités concernées
n'a pas encore été officiellement publiée.
Il convient donc de rester prudent sur des engagements de date.
Le passage au protocole PES V2 à valeur probante nécessite
une période de validation de trois à six mois. Certaines
pièces justificatives "papier" subsisteront néanmoins,
la dématérialisation étant une démarche
progressive fondée sur le volontariat de l'ordonnateur.
Est-il possible d'avoir accès à la liste
des deux collectivités par département retenues
pour l'expérimentation ?
La liste est en cours de définition. Les collectivités
retenues seront informées individuellement.
Les retours OCRE seront-ils obsolètes dès
le passage au PES ? Y aura-t-il une procédure spéciale
pour les P503 ?
Le PES n'ayant pas de caractère obligatoire, les retours
OCRE ne seront pas obsolètes, tant que les anciens protocoles
resteront supportés. Néanmoins, les retours PES
ont vocation à être mis en œuvre dans le cadre
de la dématérialisation des mandats/titres. Ils
permettent la dématérialisation des P503.
Bravo pour l'offre portail. N'est-il pas envisageable
d'aller (un peu...) plus loin avec les travaux de la DGME sur
la fédération d'identité et les cercles de
confiance ?
Ce n'est pas prévu à ce stade.
Lors d'une récente réunion d'information
sur la mise en service d'Hélios, et suite à notre
question, il a été impossible de nous informer sur
le délai nécessaire pour la dématérialisation
des mandats et titres. Même dans une petite commune rurale,
la dématérialisation est impatiemment attendue.
Pouvez-vous nous donner de plus amples renseignements ?
L'unique solution de dématérialisation des bordereaux
titres et mandats retenue par les partenaires de la structure
nationale partenariale, à laquelle participent les représentants
des élus, est l'utilisation du PES V2. Il faut donc que
le poste comptable soit sous Hélios. Il n'y a pas de contrainte
sur la taille de la commune. Le déploiement du PES en 2008
concernera également des collectivités plus petites.
La nouvelle offre portail dont vous parlez, permettant
un accès aux service Hélios, se fera par le biais
d'un certificat installé dans le navigateur Web. Faudra-t-il
acquérir un autre certificat que celui déjà
utilisé dans le cadre de la dématérialisation
des marchés publics ou pensez-vous qu'un certificat pourra,
en résumé, tout faire ?
Un certificat d'authentification sera délivré par
la DGCP dans le cadre de l'accès au portail sécurisé
du Trésor. En revanche, la signature du bordereau dématérialisé
avec le PES V2, nécessite l'acquisition d'un certificat
référencé. La liste est accessible à
l'adresse suivante : http://www.telecom.gouv.fr/rubriques-menu/entreprises-economie-numerique/certificats-references-pris-v1/categories-familles-certificats-references-pris-v-1-506.html
Est-il prévu que le PES V2 prenne en charge les
fichiers "Règlement Magnétique Hopayra"
(RMH) ?
A ce stade, le PES ne prend pas en charge les fichiers RMH. Le
PES permet néanmoins de réaliser des virements avec
Hélios.
Comment une collectivité peut-elle se porter candidate
?
Elle doit se rapprocher de son comptable et/ou du correspondant
"dématérialisation" de la trésorerie
générale.
Pensez-vous que le contrôle sur pièces sera
aussi "sérieux" qu'auparavant ? N'allons-nous
pas droit à une transformation des compétences des
comptables du Trésor ?
Les contrôles sur pièces sont aussi sérieux
et même beaucoup plus fins dans la mesure où l'on
dispose, en plus des pièces avec une même valeur
probante, d'outils de tris et de requêtage. Dans le cadre
d'un contrôle de type contrôle hiérarchisé
de la dépense (CHD) ou a posteriori, la dématérialisation
permet de mieux cibler les pièces à contrôler.
L'avis des sommes à payer, seul document "papier"
restant, sera-t-il normalisé ?
A ce stade, l'avis des sommes à payer adressé au
débiteur restera "papier". Les autres exemplaires
adressés au comptable sont en revanche dématérialisés
avec le PES V2.
La signature du bordereau dématérialisé
avec le PES V2 nécessite l'acquisition d'un certificat
référencé. Certificat logiciel ou sur support
matériel ? Classe 2 ? Classe 3 ?
Vous trouverez les catégories (familles) de certificats
référencés PRIS V1 à l’adresse
suivante :
http://www.telecom.gouv.fr/rubriques-menu/entreprises-economie-numerique/certificats-references-pris-v1/categories-familles-certificats-references-pris-v-1-506.html
Des certificats de niveau 2 sont requis.
Quelles sont les collectivités territoriales importantes
(grandes communes et départements) qui ont mis en place
la dématérialisation pour les loyers-dépenses
sachant que ces derniers peuvent être mensuels, trimestriels
ou annuels et varier en fonction de nombreux indices différents
(INSEE, IRL) ?
A ce stade, seuls deux offices de l'habitat "pilotes"
dématérialisent le quittancement. Néanmoins,
cette offre pourrait être ouverte à certaines collectivités
qui en feraient la demande, sous réserve de respecter les
modalités retenues au niveau national.
Est-il préférable de s'orienter vers une
dématérialisation Pdf ou XML des pièces justificatives
?
Le format "données" (XML notamment) est privilégié
par les partenaires nationaux. Toutefois, les conventions nationales
prévoient la possibilité de dématérialiser
certaines pièces selon un format "document" (rtf,
pdf, etc.). Nous vous invitons à consulter les conventions
nationales sur le site BERCY COLLOC.
Y aura-t-il des formations organisées pour la
mise en place de cette solution côté ordonnateur
?
Nous sommes actuellement en contact avec le CNFPT pour la mise
en place de formations concernant la dématérialisation,
tant sur les aspects techniques, organisationnels que "métier".
Quels sont les éditeurs avec lesquels vous échangez
?
Tous les éditeurs qui souhaitent s'investir dans les démarches
de dématérialisation dans les CEPL.
Est-il indispensable que le poste comptable ait migré
sous Hélios pour que l'ordonnateur dématérialise
les titres et dépenses ?
En effet, l'offre de dématérialisation des titres
retenue par les partenaires nationaux est fondée sur le
nouveau protocole PES V2. Les anciennes applications du Trésor
ne savent pas lire ce protocole enrichi. Il est donc nécessaire
que votre poste comptable ait migré sous Hélios.
Notre commune de 2.300 habitants expérimente,
par mon intermédiaire, la dématérialisation
des actes administratifs (délibérations, arrêtés)
avec la préfecture des Vosges. Nous avons donc choisi un
site "efast" pour ne pas le nommer. Or, quand la dématérialisation
des opérations comptables va être mise en place,
il y aura un autre site. Ne serait-il pas possible d'harmoniser
les différents sites ?
L'arrêté "dématérialisation"
prévoit l'utilisation de tiers de transmission homologués
ou de la passerelle pour la transmission du PES V2. Les tiers
de transmission seront homologués pour le Trésor
à partir de 2008. Actuellement, vous pouvez transmettre
au comptable les pièces justificatives dématérialisées
(y compris les délibérations et arrêtés)
via votre prestataire actuel.
Comment faire valider un flux PES V2 (pour test demandé
par une collectivité) avec une trésorerie ne traitant
que des flux INDIGO ?
La validation des flux PES V2 doit être initiée par
la demande d'une collectivité dont le poste comptable a
migré sous Hélios. Cette validation comporte deux
étapes : une étape "progiciel" et une
étape "collectivité". Il convient donc
de vous rapprocher de vos clients pour initier la démarche.
Pour les collectivités territoriales importantes
(grandes communes et départements), la dématérialisation
s'avère-t-elle un outil efficace ?
Des collectivités importantes ont déjà évalué
les gains à court terme du simple fait de la dématérialisation.
Néanmoins, l'efficacité de la dématérialisation
est aussi dépendante de l'organisation mise en œuvre
au sein de la collectivité.
Quelles sont les plates-formes de dématérialisation
des marchés publics qui sont labellisées à
ce jour ?
Ce sujet ne relève pas directement de la DGCP. A ce jour,
il n'existe pas d'homologation des plates-formes de dématérialisation
des marchés par l'Etat. Certains organismes ont initié
une labellisation au regard de cette absence.
Concernant la dématérialisation de la paye,
celle-ci se résume à la dématérialisation
des bulletins de paye. Quid des autres états justificatifs
de la paye comme, par exemple, les heures supplémentaires
?
Les heures supplémentaires sont intégrées
dans la liquidation de la paye et donc figurent bien dans les
fichiers dématérialisés transmis aux comptables.
Ceux-ci intègrent les feuilles de paye mais aussi les éléments
de liquidation.
Est-ce que des collectivités de moins de 500 habitants
feront partie des sites pilotes prévus en 2008 dans les
départements ?
Oui, des collectivités de moins de 500 habitants feront
partie des sites pilotes.
Les trésoreries, les préfectures et les
chambres régionales des comptes (CRC) sont-elles habilitées
à recevoir, de la part des ordonnateurs, des documents
budgétaires dématérialisés exclusivement
?
La dématérialisation des documents budgétaires
est un dossier important, qui se concrétisera au premier
semestre 2008 avec une dizaine de communes "pilotes".
L'objectif est d'arrêter un format unique de documents budgétaires
XML partagés par l'ensemble des acteurs : collectivité,
préfecture, comptable, CRC. L'offre devrait être
étendue progressivement en 2009.
Toutes ces modifications n'ont-elles pas pour objectif
de faire abaisser les délais de paiement de 45 à
30 jours pour les collectivités ?
La dématérialisation a pour objectif de moderniser
les échanges entre les acteurs. Une des conséquences
intéressante peut être la réduction des délais
de paiement.
Envisagez-vous la possibilité de l'auto-facturation
pour certaines collectivités et certains fournisseurs ?
L'auto-facturation est prévue dans la convention nationale.
Il s'agit d'un choix offert aux collectivités qui peuvent
le mettre en œuvre.
Sur quels critères les collectivités pilotes
seront-elles choisies pour 2008 ?
Les collectivités sont choisies sur proposition des trésoreries
générales, au regard d'un ensemble de critères
: la date de déploiement Hélios, leur motivation,
les travaux déjà effectués en matière
de dématérialisation, l'état d'avancement
de leur prestataire en matière de support du protocole
PES V2, etc.
La dématérialisation devra s'accompagner
de la signature électronique de nos élus pour que
cela soit efficace. Qu'en est-il, à ce jour, de la validité
de ce genre de signature ?
Les signatures électroniques ont la même valeur que
la signature papier à condition qu'elle respecte les conditions
fixées par la PRIS à savoir l'utilisation d'un certificat
référencé niveau de sécurité
2 ou 3.
Quelle méthode est-elle préconisée
pour le traitement des factures par l'ordonnateur : scanner ou
factures dématérialisées par les fournisseurs
?
La convention nationale de dématérialisation des
factures du 27 juin 2007 préconise la dématérialisation
fiscale : dans ce cas, la facture électronique remplace
la facture "papier". Néanmoins, la convention
nationale ouvre la possibilité de recevoir des factures
"scannées", lorsque les mandats sont dématérialisés
avec le PES V2. Dans ce cas, la facture "papier" doit
être conservée par l'ordonnateur, au regard de ses
obligations d'archivage.
Dispose-t-on d'un calendrier et d'une date butoir pour
se prononcer sur cette procédure de dématérialisation,
et ce, pour les salaires, les comptabilités, les budgets
? Serait-il possible de savoir si une collectivité est
"pilote" et si des tests sont pratiqués avec
les "logiciels" MAX ?
Il appartient à chaque collectivité de définir
son planning de dématérialisation par étapes
au regard de ses priorités. Il est conseillé de
démarrer par des actions sur les pièces justificatives
les plus volumineuses, avant la dématérialisation
des mandats/titres/bordereaux.
Pour les communes plus ou moins grandes, cela nécessite
quand même une grande réactivité de la part
des élus. La signature électronique est encore loin
de faire l'unanimité (la signature manuscrite est très
appréciée). Avez-vous des retours positifs de l'Association
des maires de France ou d'autres organismes ?
Les collectivités mettant en œuvre la signature électronique,
et avec lesquelles nous sommes en contact, n'ont pas relevé
de difficultés techniques particulières. Cependant,
il apparaît nécessaire de mettre à plat toute
la procédure de signature et surtout de délégation
de signature.
Concrètement, une facture arrivant en mairie sous
forme papier peut-elle être scannée au format pdf
et être acceptée comme telle par le trésorier
? Dans l'affirmative, peut-on envisager un partage d'accès
au serveur de stockage utilisé par la collectivité
?
Oui, dès lors que le poste comptable est sous Hélios
et que les bordereaux et mandats sont transmis via le PES V2 (bordereaux
signés électroniquement).
Pourriez-vous indiquer à quelle date les collectivités
pilotes pour 2008 seront informées de leur sélection
?
Chaque trésorerie générale sera informée
d'ici la fin de l'année de la première collectivité
retenue pour son département. Les candidats sélectionnés
en seront avertis.
Peut-on considérer que la facture par fax soit
valable ?
Non, le fax n'est pas considéré comme de la dématérialisation.
Par ailleurs, le fax consiste en une édition papier.
Si la collectivité n'est pas retenue pour être
un site pilote, que peut-elle quand même faire pour commencer
la dématérialisation ?
De nombreuses actions de dématérialisation peuvent
être mises en œuvre en dehors des sites "pilotes"
et des expérimentations : états de paye, arrêtés
et délibérations, pièces de passation de
marché, factures, états d'aide sociale, etc. Nous
vous invitons à consulter les conventions nationales sur
le site BERCY COLLOC, pour plus de précisions. Vous pouvez
aussi vous rapprocher de votre comptable pour échanger
sur la mise en œuvre de ces projets.
Peut-on dématérialiser les bordereaux,
les mandats et les titres et conserver les pièces justificatives
sous forme papier ?
Les pièces justificatives "papier" seront progressivement
dématérialisées ; dès lors, il subsistera
bien durant une période transitoire des pièces "papier"
malgré la dématérialisation des mandats/titres.
Une convention de dématérialisation de
la paye peut-elle être mise en œuvre en cours d'année
ou bien y a-t-il des raisons qui s'y opposent ?
Nous vous confirmons que les projets de dématérialisation
peuvent parfaitement être mis en œuvre en cours d'année.
Le cédérom récapitulatif de fin
d'année à transmettre à la CRC doit-il être
confectionné par l'ordonnateur ou par le comptable ?
Le cédérom peut être confectionné par
l'ordonnateur ou par le comptable. Les partenaires locaux choisissent
l'une des deux solutions.
L'ensemble des trésoreries sont-elles déjà
prêtes pour la dématérialisation ?
L'ensemble des trésoreries sont prêtes pour la dématérialisation
des pièces justificatives. En revanche, la dématérialisation
des titres/mandats/bordereaux en XML nécessite que la trésorerie
ait migré sous Hélios.