|
CARTE
D’ACHAT
Courbevoie veut changer d’échelle
|
De la commande par Internet à la transmission par
courriel de la pièce comptable au Trésor public
: grâce à la carte d’achat, la ville de Courbevoie
joue la dématérialisation totale d’une partie
de ses achats de petit montant. Retour d’expérience
avec Emmanuel Olivaud, directeur des Finances de la ville.
Il y a, à Courbevoie (81.120 hab., Hauts-de-Seine), 23
écoles maternelles, 12 écoles élémentaires
et deux écoles mixtes. Il y a aussi quatre bibliothèques,
sans compter tous les autres lieux, disséminés dans
la ville, où les différents services municipaux
ont régulièrement besoin de s’approvisionner
en stylos et en chaises. Si l’on regarde, sur une année
donnée, les seuls postes "fournitures" et "mobilier
de bureau", cela représente pour la ville, au bas
mot, 900 opérations distinctes, d’un montant unitaire
compris entre 200 et 300 euros.
"Neuf cents opérations, autant dire 900 problèmes",
soupire Emmanuel Olivaud, directeur des Finances de Courbevoie.
Soupire… Ou plutôt soupirait : en effet, depuis l’automne
2005, la ville expérimente la carte d’achat sur ces
deux secteurs, ce qui a permis de remplacer les fameuses 900 factures
par 12 relevés mensuels, et d’éviter les très
nombreuses relances fournisseurs liées à des factures
impayées, éparpillées dans les services municipaux
et récupérées avec retard par la direction
des Finances.
Le point de départ de la démarche est une démonstration,
faite par le trésorier municipal et les services de la
trésorerie générale des Hauts-de-Seine, sur
le fonctionnement d’une carte d’achat. La ville de
Courbevoie, alors sur le point de renouveler pour trois ans ses
marchés de fournitures et de mobilier de bureau, spécifie
dans les deux appels d’offres qu’elle souhaite travailler
par carte d’achat (1). Elle lance parallèlement
un appel d’offres auprès du secteur bancaire, afin
de choisir un établissement pour la carte support.
| |
Emmanuel Olivaud
Directeur des Finances de la ville
de Courbevoie
|
"Nous avons tout de suite apprécié la
facilité de la commande", se souvient Emmanuel
Olivaud. Avec la carte d’achat, les commandes se font par
Internet, à partir d’un catalogue conforme au marché.
La livraison est effectuée en J+2, l’entreprise se
chargeant de gérer les différentes adresses de livraison
possibles. La banque paie le fournisseur en J+5, et la ville reçoit
un relevé mensuel d’opérations qu’elle
règle en J+45. Au sein des services municipaux, c’est
le service des Achats qui, en tant que gestionnaire des deux marchés,
centralise les demandes, passe les commandes et opère les
contrôles nécessaires (service fait) à réception
du relevé mensuel. Chaque service lui retourne en effet
les bons de livraison reçus et, en cas de marchandise incomplète
ou défectueuse, le service des achats corrige le relevé
d’opérations correspondant, ou bien le relevé
suivant si la pièce a été reçue postérieurement
au délai habituel de contrôle.
Une nouvelle étape a été franchie fin 2007,
quand la ville a signé avec le Trésor public et
avec la chambre régionale des comptes (CRC) une convention
visant à dématérialiser le relevé
de carte d’achat. "Tout se faisait de manière
dématérialisée, sauf la transmission de la
pièce comptable que nous devions éditer sous forme
papier. Désormais, c’est la logique globale de dématérialisation
qui prévaut", apprécie le directeur des
Finances. Depuis le début de l’année, la ville
adresse au trésorier municipal un courriel contenant le
relevé mensuel en pièce jointe. Et en fin d’année,
un cédérom récapitulera l’ensemble
des opérations, à destination de la CRC.
"Nous pouvons maintenant considérer que la phase
expérimentale est terminée", estime Emmanuel
Olivaud, qui envisage d’étendre le système
à d’autres secteurs. Après 106.000 euros de
dépenses concernées en 2006, puis 280.000 euros
en 2007, il vise à présent le "volume critique"
que serait le doublement ou le triplement du montant. En interne,
les bugs liés à la mise en place de l’interface
avec la banque, puis à l’interfaçage avec
le progiciel financier, sont résolus, ce qui permet d’envisager
la généralisation de la formation à ces outils
pour tous les agents du service financier. Parallèlement,
la ville a revu ses procédures de contrôle, de façon
à les adapter à un environnement où la commande
est devenue plus "facile". Et en externe, depuis 2005,
la liste des fournisseurs référencés "carte
d’achat" s’est allongée, pour couvrir
de nouveaux secteurs tels que la collecte d’ordures ménagères.
"Pour des factures récurrentes, de montant plus
conséquent, la carte d’achat a aussi son intérêt",
estime le directeur des Finances.
"Notre trésorier est partant, et nous en sommes
au stade de pouvoir envisager des gains de productivité,
résume-t-il. Autant de raisons pour démultiplier
ce système de commande simplifié qui assure à
la ville une livraison rapide, et au fournisseur un paiement tout
aussi rapide."
Note :
(1) NDLR - La demande d'exécution par carte d'achat
d'un marché public ne doit pas entraîner de discriminations
avérées entre les fournisseurs, conduisant certains
d'entre eux à ne pouvoir répondre à un appel
d'offre public.
Crédits photos :
Vue générale de Courbevoie: ©
Yann Rossignol
Portrait d'E.Olivaud : D.R.
|
STATISTIQUES
2007
La carte d’achat séduit d’abord
les communes
|
Au 31 décembre 2007, 135 entités publiques utilisaient
la carte d’achat, dont 65 collectivités locales.
Le dispositif progresse lentement mais sûrement depuis les
premières expérimentations menées en 2002-2003
à Meudon, à Issy-les-Moulineaux et à la communauté
urbaine de Lyon.
Depuis la parution du décret
n°2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution
des marchés publics par carte d’achat, ce nouvel
outil de paiement s’implante peu à peu dans le secteur
public local. Au 31 décembre 2007, 65 collectivités
ou établissements publics locaux l’avaient adopté,
dont :
- 31 communes,
- 10 groupements intercommunaux,
- 13 départements,
- une région,
- et 10 hôpitaux.
Une enquête qualitative menée, fin 2007, par la
direction générale de la Comptabilité publique
montre la satisfaction de toutes les catégories d’acteurs
du dispositif au regard des possibilités offertes par la
carte d’achat :
- les collectivités mettent en avant la réduction
du temps passé sur les dépenses de faible montant
(gains de productivité), ainsi que les meilleures conditions
financières proposées par les fournisseurs lorsque
l’introduction de la carte d’achat s’accompagne
d’une mutualisation des commandes entre services (économies
d’échelle) ;
- les porteurs de carte apprécient la simplification du
processus d’achat, et ils se trouvent valorisés dans
leurs responsabilités, la délégation de commande
étant souvent perçue comme une "délégation
de confiance" ;
- les fournisseurs constatent un règlement plus rapide
de leurs factures. Ils regrettent, en revanche, que la démarche
d’équipement soit génératrice de coûts
alors que le retour sur investissement n’est pas certain,
dans le contexte réglementaire des marchés publics
où la pérennité de la relation acheteur-fournisseur
n’est pas assurée ;
- les grands opérateurs bancaires émetteurs de la
carte d’achat (American Express-Dexia, le groupe Caisse
d’Epargne, CIC-Crédit Mutuel, BNP Paribas et la Société
Générale) manifestent toujours leur intérêt
pour le produit "carte d’achat" ;
- et les comptables publics bénéficient d’une
simplification de leur travail.
La prochaine étape de développement de la carte
d’achat dans le secteur public local devrait être
liée à l’accélération de la
dématérialisation des échanges ordonnateur-comptable.
Un décret
du 25 mars 2007 et un arrêté du 27 juin 2007
ont en effet créé un environnement juridique favorable
à la dématérialisation de ces échanges.
Dans ce nouveau contexte réglementaire a été
élaborée une convention-cadre
nationale relative à la dématérialisation
des factures et des pièces d’exécution des
marché publics des collectivités et établissements
publics locaux. Les chiffres avancés par l’Association
des professionnels européens de la carte d’achat
pourraient inciter de nouvelles collectivités à
coupler leurs actions de dématérialisation avec
l’utilisation de la carte d’achat : alors que le coût
total de traitement d’une facture est estimé en moyenne
à 20 euros, il peut être ramené à 7,40
euros avec la carte d’achat et à 5 euros si la dématérialisation
y est associée. En fin d’année 2007, la ville
de Courbevoie (70.105 hab., Hauts-de-Seine) et la communauté
urbaine de Lille (1.108.533 hab., 85 communes, Nord) ont été
les premières collectivités de France à signer
avec le Trésor public et la chambre régionale des
comptes une convention sur la dématérialisation
du relevé de carte d’achat.
