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MOYENS
DE PAIEMENT
Encaissement des recettes
par prélèvement automatique :
la DGFiP accompagne les collectivités
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Comment améliorer le recouvrement des produits locaux
tout en modernisant les moyens de paiement mis à la disposition
des usagers des services publics locaux ? Le prélèvement
automatique est une solution qui permet d’atteindre ces
deux objectifs à la fois. Présentation d’un
outil clef proposé aux collectivités par la direction
générale des Finances publiques (DGFiP).
Cantines scolaires, crèches, centres de loisirs, droits
de places, loyers, ports de plaisance, eau et assainissement
: les administrés sont quotidiennement amenés à effectuer
des règlements auprès des services de leur commune.
Pourtant, alors que la majorité de leurs dépenses
privées sont réalisées par prélèvement,
TIP ou carte bancaire, ils n’ont, pendant longtemps, pu
acquitter les factures de la sphère publique que par chèque
ou espèces. Face au décalage existant entre les
possibilités offertes dans le secteur public local et
les habitudes de paiement des usagers, la DGFiP mène depuis
quelques années, aux côtés des collectivités,
une politique active de développement de l’offre
de moyens de paiement alternatifs au chèque. Parmi les
instruments privilégiés figure le prélèvement
automatique, qui est notamment plébiscité par les
familles pour le paiement des activités scolaires et périscolaires.
Quels sont les avantages du prélèvement
?
Présentant un caractère contractuel direct entre
le redevable et la collectivité (1), ce dispositif est
particulièrement bien adapté au recouvrement des
créances à caractère régulier. Pour
l’usager, le côté pratique est évident
: le prélèvement le libère des tâches
matérielles (déplacements ou frais d’affranchissement)
et lui procure l’assurance d’un paiement dans les
délais, en évitant les oublis générateurs
de frais. En outre, sa mise en place est rapide et la résiliation
peut être faite à tout moment par un simple courrier.
Pour la collectivité, le prélèvement automatique
sécurise les paiements et assure des flux financiers à des
dates choisies et connues d’avance, ce qui permet d’améliorer
la gestion de trésorerie tout en diminuant les impayés
de manière significative.
A quels types de recettes le prélèvement est-il
adapté ?
Le prélèvement a pour atout d’être
le moyen d’encaissement le plus adapté pour la majorité des
créances récurrentes d’une collectivité locale,
quelle que soit la taille de cette dernière. Il peut concerner
les activités scolaires et périscolaires (frais
de cantine et de garderie, centres aérés), culturelles
(abonnement à l’école de musique) et sportives,
la location annuelle d’anneaux de plaisance, les loyers
communaux ou encore les services de distribution d’eau.
Il permet également d’encaisser les redevances dues
par les professionnels en matière d’occupation du
domaine public (terrasses de cafés, places de marché)
ou de collecte des ordures ménagères.
L’appui fourni par le réseau
de la DGFiP
La mise en
oeuvre et la réussite du prélèvement à l’échelle
de la commune impliquent d’effectuer, en amont, une analyse
approfondie du contexte local. Pour cela, les collectivités
peuvent s’appuyer sur leur comptable public qui, en collaboration
étroite avec le correspondant monétique de la trésorerie
générale de leur département (2),
les accompagne tout au long de la phase préparatoire
: estimation de la population et des prestations concernées,
volumétrie,
schémas de paiement et politique de facturation, choix
d’organisation figurent notamment parmi les éléments à apprécier.
Il s’agit, en effet, non seulement de répondre aux
attentes des usagers, mais aussi de s’assurer de la viabilité du
système proposé, compte tenu du fonctionnement
interne des services municipaux. Sur le plan informatique, la
gestion du prélèvement et l’édition
des factures supposent l’installation d’un logiciel
dédié. Pour les collectivités ne disposant
pas d’un tel équipement, la DGFiP met gratuitement à leur
disposition le logiciel DVP (Dématérialisation
des Virements et Prélèvements) : simple à installer
et à utiliser, il est adapté aux collectivités
de petite taille n’ayant pas à gérer une
trop forte volumétrie (jusqu’à 500 prélevés).
Notes :
(1) NDLR - Les
exemples cités concernent des communes. Toutefois, le
prélèvement automatique peut être mis en
place pour tout type de collectivité ou d’établissement
public local : département, région, EPCI, etc.
(2) NDLR - Ou de la direction départementale des finances
publiques pour les départements disposant déjà d'une direction
locale unifiée de la DGFiP.
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Dématérialisation des moyens de paiement :
la démarche progressive de Vaucresson
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Vaucresson (8.500 habitants, Hauts-de-Seine) est, depuis
plusieurs années, l’une des villes les plus dynamiques
en matière de développement de l’offre
de moyens de paiement dématérialisés.
Entretien avec Virginie Michel-Paulsen, maire de Vaucresson.
La Lettre d’information BERCY COLLOC. Pourquoi
avoir développé la dématérialisation
des moyens de paiement dans votre commune ?
Virginie Michel-Paulsen. Vaucresson est une commune
résidentielle dont la population est composée
de nombreux cadres et de familles. Pour ces ménages
actifs avec enfants, consommateurs réguliers de prestations
municipales, le temps est généralement précieux.
L’absence de moyens modernes de paiement pour encaisser
la cantine ou le centre aéré, par exemple, n’était
pas comprise par des personnes habituées à régler
la plupart de leurs dépenses quotidiennes par carte
bancaire ou par prélèvement. Face à cette
attente forte des familles, nous avons donc décidé,
dès 2005, de mettre en place le prélèvement
automatique pour les règlements effectués auprès
des services municipaux dans le domaine scolaire et périscolaire.
La Lettre. Comment les services municipaux se sont-ils
organisés pour mettre en place le prélèvement
?
V.M-P. Au-delà de notre volonté d’offrir
un mode de paiement plus pratique aux usagers, nous souhaitions également,
avec le prélèvement, pouvoir regrouper toutes
les prestations consommées par une famille sur une seule
et même facture. Pour atteindre cet objectif, nous avons
tout d’abord dû mener une réflexion globale
sur l’organisation de nos services et sur notre processus
de facturation. Puis, sous l’impulsion du directeur général
des services et de notre responsable
informatique, nous nous sommes
efforcés, avec les chefs
de services concernés, de mettre en place une même
base de données
pour tous les services en choisissant des logiciels compatibles
entre eux et évolutifs.
En liaison avec notre trésorerie, nous avons regroupé toutes
les régies existantes (ramassage scolaire, cantine,
garderie, centre de loisirs, etc.) en une régie unique
qui centralise tous les éléments utiles à la
facturation : quotient familial, adresse, responsable de l'enfant,
ainsi que les informations concernant la consommation de services
dans les différents points de la commune. Auparavant,
une même famille pouvait recevoir jusqu’à cinq
ou six factures différentes et devait établir
autant de chèques. Désormais, chaque usager reçoit
une seule facture pour tous les services consommés par
l’ensemble des membres de la famille et ne doit plus
s’acquitter que d’un seul paiement : c’est à la
fois plus simple et plus efficace.
La Lettre. Vous démontrez par l’exemple
que la mise en place de moyens modernes de paiement n’est
pas réservée aux grandes collectivités.
N’est-ce pas tout de même plus compliqué dans
une commune de taille réduite ?
V.M-P. Pour une petite ville comme la nôtre, il était
impossible de tout réaliser d’un seul coup, compte
tenu de nos moyens financiers et humains. C’est pourquoi
nous avons décidé de procéder par étapes,
dans le cadre d’une stratégie d’investissement
informatique étalée sur cinq ans. Le choix des
logiciels informatiques nécessaires à la mise en
oeuvre du prélèvement est en effet primordial car
il détermine ensuite la qualité de la facturation
et le fonctionnement du dispositif. A ce titre, le rôle de notre
responsable informatique a été déterminant.
La réussite d’un tel projet est également conditionnée
par le respect des procédures et l’adhésion des agents
: ils doivent d’abord être
convaincus eux-mêmes de l’intérêt de la démarche
pour être, à leur tour, en mesure d’inciter la population à s’y
engager. Nous avons utilisé quatre vecteurs de communication différents,
avant, pendant et après le lancement du dispositif, pour promouvoir
le prélèvement auprès de la population : dans le bulletin
municipal, sur le site Internet de la ville, par l’envoi de lettres personnalisées
et par l’apposition d’une mention directement sur les factures.
Pour nous aider au cours de ces différentes étapes, nous avons
travaillé de concert avec les services de la trésorerie de Saint-Cloud
: cette collaboration a été précieuse car notre comptable
connaît
bien nos besoins et nous avons l’habitude de régler les problèmes
ensemble.
La Lettre. Quel bilan tirez-vous de votre expérience
?
V.M-P. Le bilan est positif pour tout le monde.
Pour les familles, le prélèvement simplifie les
démarches
quotidiennes et permet d’organiser son budget grâce
au prélèvement à des dates précises.
Notre taux d’adhésion remarquable, 45% au premier
semestre 2009, est la preuve de ce succès. Sur le plan
interne, cela représente un gain de temps incroyable
pour les services et valorise le travail des agents en supprimant
les tâches répétitives et les risques d'erreurs.
De plus, alors que nous comptions 50% d’impayés
en 2001, essentiellement dus à l’oubli ou à la
négligence,
nous en avons moins de 5% aujourd’hui. Le souci du développement
durable constitue également un argument en faveur de
la mise en place de ce type de moyen de paiement dématérialisé :
cela contribue à utiliser moins de papier. Ce sont,
certes, de petits détails mais qui sont très
significatifs pour la population. Notre prochaine étape
va d’ailleurs être de dématérialiser
les factures afin de tendre vers le "zéro papier".
Nous appliquons en outre le principe de complémentarité. En effet,
il est, à mon sens, important que nos administrés aient le plus
large choix possible de modes de paiement. Nous avons ainsi décidé,
en octobre dernier, de proposer le règlement par carte bancaire sur
place. Et depuis le début de l’année, nous offrons également
la possibilité de payer les prestations scolaires et périscolaires
par Internet, via notre portail famille, dans le cadre d’une démarche
globale visant à proposer un maximum de services en ligne. La dématérialisation
et les nouvelles technologies sont en effet dans l’air du temps et les
collectivités doivent suivre le mouvement. C’est l’avenir.
Crédit photo :
Portrait de Virginie Michel-Paulsen : © Ville
de Vaucresson
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L’utilisation du prélèvement
pour le règlement
de certaines dépenses publiques
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Si le prélèvement est un outil idéal
pour encaisser les recettes locales, les collectivités
ont également la possibilité de l’utiliser
pour le règlement de certaines de leurs dépenses.
Le prélèvement automatique sur compte bancaire
ne figure pas parmi les modes de règlement des dépenses
publiques prévus par la réglementation en vigueur.
Toutefois, le recours de plus en plus privilégié au prélèvement
par les grands facturiers (électricité, téléphone,
etc.) et la multiplication des biens et services payables uniquement par ce
moyen imposé aux clients publics ont conduit la DGFiP à engager
une expérimentation de ce mode de règlement pour certaines dépenses
récurrentes des collectivités locales. Dans le prolongement de
cette phase expérimentale, et dans l'attente de l'adaptation des textes
concernés, le dispositif a été reconduit et simplifié depuis
le début de l'année 2009.
Paiements et abonnements relatifs à la distribution et à la fourniture
d’énergie (électricité, gaz, eau), frais de télécommunications,
achats de carburant, péages autoroutiers, location de matériel
(imprimantes, terminaux de paiement électronique, photocopieurs, etc.),
loyers immobiliers, frais d’affranchissement ou de maintenance, taxes
et cotisations : ce mode de paiement peut être mis en place pour divers
types de dépenses et permet de se dégager des formalités
répétitives.
La mise en place du prélèvement automatique s’effectue
soit sur le compte Banque de France du comptable public, soit sur le compte
de dépôt de fonds au Trésor de la régie d’avances
de la collectivité.
Les collectivités locales intéressées doivent, au préalable,
s’adresser à leur comptable afin d’examiner avec lui la
pertinence du recours à ce mode de paiement et les conditions de sa
mise en oeuvre (mandat global, regroupement de factures, identification précise
des opérations, etc.). Le comptable de la DGFiP pourra également
leur fournir un modèle de convention tripartite nécessaire à la
mise en place du dispositif. Par mesure de simplification,
l'autorisation de signer ces conventions est déconcentrée au
niveau des trésoreries générales ou des directions départementales des finances
publiques depuis le début
de l'année
2009.
