COMMANDE PUBLIQUE La ville de Paris propose un logiciel d’aide à la gestion des marchés en accès libre

Faciliter la rédaction puis le suivi des marchés publics grâce à un outil Web simple et performant : tel est le principe du logiciel open source EPM, développé par la ville de Paris qui, aujourd’hui, propose aux collectivités intéressées de bénéficier de son investissement technologique. Présentation de cette démarche innovante avec Pierre-Eric Spitz, directeur des Affaires juridiques à la mairie de Paris.

La Lettre d’information BERCY COLLOC. Pourquoi la ville de Paris a-t-elle décidé de développer un outil de gestion spécifique pour ses marchés publics ?
Pierre-Eric Spitz. Nous avons mené, il y a plusieurs années, une réflexion de fond sur l’organisation des achats de la mairie. En effet, en raison de la très grande dispersion des services, 1.000 à 1.500 personnes pouvaient être amenées à acheter pour le compte de la ville, et ce, de manière plus ou moins occasionnelle, ce qui était source d’erreurs et de contentieux. Il est apparu impératif de professionnaliser et de rationaliser un système juridiquement fragile et économiquement inefficace. Pour cela, il nous fallait un outil informatique obligeant à procéder par étape et répondant aux exigences de formalisme induites par le droit de la commande publique.
C’est donc très naturellement que la gestion de nos quelque 7.000 marchés annuels s’est retrouvée parmi les sept projets jugés prioritaires pour le nouveau schéma directeur informatique décidé, en 2004, par le maire et le secrétaire général. Avec mon adjoint, Xavier Libert, qui avait beaucoup travaillé sur la question de l’informatisation des marchés à la région Ile-de-France, nous avons d’abord fait le tour des solutions disponibles sur le marché, mais rien ne correspondait exactement à ce que nous recherchions. Nous avons donc décidé de développer notre propre application, dénommée EPM ("élaboration et passation des marchés"), l’objectif étant d’assister l’ensemble des acheteurs et d'homogénéiser leurs pratiques, tout en garantissant la validité juridique des procédures.

La Lettre. Quelles sont les principales caractéristiques du logiciel EPM ?
P-E.S. EPM est une application conçue en environnement 100% Web et à l'ergonomie intuitive. Son but est d’offrir à l’ensemble des acteurs concernés (services de la ville, mairies d’arrondissement ainsi que leurs mandataires) un outil informatique performant d’aide au suivi des marché publics, de leur conception jusqu’à leur attribution.
Le logiciel intègre pour cela tous les types de procédures : marché à procédure adaptée à partir de 4.000 euros (1), appel d’offres, marché négocié, concours, dialogue compétitif, accord-cadre, délégation de service public, ainsi que la passation des avenants. Il permet notamment la rédaction assistée des pièces de marché, avec des clausiers et des modèles adaptés, la planification et le suivi des étapes de la passation du marché, la gestion des instances telles que la commission d'appel d'offres, et il offre différents supports aux acheteurs (base documentaire, référentiel juridique, statistiques et indicateurs de suivi d'activité et de performance, etc.).
En termes de compatibilité, EPM a l’avantage de pouvoir être interfacé avec d’autres logiciels (exécution financière ou suivi des travaux, par exemple) ainsi qu’avec les plateformes de dématérialisation.

Pierre-Eric Spitz Directeur des Affaires juridiques de la ville de Paris

La Lettre. Comment le déploiement de l’application s’est-il déroulé au sein des services municipaux ?
P-E.S. Compte tenu du nombre d’acteurs concernés (environ 800 utilisateurs potentiels), le choix a été fait, dès le départ, d’associer toutes les directions de la mairie à la phase de conception détaillée du projet. Nous partions en effet d’une feuille blanche : il fallait formaliser le recensement des besoins de chacun, tout en essayant de mettre en place des cadres communs pour tous.
Sous l’impulsion de Carine Nicolé-Valent, chef du projet, de nombreux groupes de travail et ateliers se sont réunis. Ils ont certes pris du temps, mais ont, au bout du compte, permis d’aboutir à un consensus autour de pratiques et de documents harmonisés pour tous les services. De grandes campagnes de tests ont ensuite été organisées, auxquelles se sont ajoutées des sessions libres ouvertes à tous.
A l’issue des tests, EPM a été progressivement déployé au sein des services entre octobre 2008 et février 2009. Le logiciel est aujourd’hui opérationnel et son acceptation par les agents montre tout l’intérêt du travail collaboratif réalisé en amont : chacun retrouve les fonctionnalités qu’il jugeait indispensables. Par ailleurs, pour accompagner les utilisateurs, des formations à l’outil ont été mises en place en interne et des référents EPM ont été désignés au sein de chaque direction.

La Lettre. Vous avez fait le choix d’une application sous licence libre, aujourd’hui à la disposition de toute collectivité locale intéressée. Mais compte tenu des spécificités de la ville de Paris, le logiciel EPM peut-il vraiment être utilisé ailleurs ?
P-E.S. Dès l’origine du projet, la volonté de la ville de Paris a été de développer EPM avec des composants technologiques libres. Nous sommes propriétaires des sources et nous proposons aujourd’hui aux collectivités et administrations intéressées d’exploiter gratuitement le logiciel et d’en partager la maintenance, sans avoir à acheter de licence.
Compte tenu de l’investissement initial (2), l’objectif est de pouvoir maintenant mutualiser les évolutions fonctionnelles et techniques de l’outil. Outre la gratuité du système, le choix de l’open source permet par ailleurs de proposer une solution adaptée à tous. EPM n’est donc pas spécifique à la ville de Paris mais permet de gérer tout type de marché public au sein de n’importe quelle collectivité. Concernant l’équipement informatique nécessaire, un ordinateur et une connexion à Internet haut débit sont suffisants pour installer le logiciel et l’exploiter.
C’est également une grande satisfaction pour nous que de pouvoir mettre notre savoir-faire au service de l’intérêt général, tout en répondant à une logique d'optimisation des moyens publics. A ce titre, le développement de la communauté du libre me semble essentiel dans un domaine où les collectivités se trouvent bien souvent contraintes d’acheter des logiciels propriétaires qui, in fine, ne correspondent pas toujours exactement à leurs besoins. EPM, lui, a été créé par des acheteurs publics pour des acheteurs publics : c’est ce qui fait la différence.

La Lettre. Comment les collectivités intéressées doivent-elles procéder pour profiter des développements d’EPM ?
P-E.S. Nous souhaitons favoriser une large diffusion d’EPM au sein des collectivités et organismes publics. Pour cela, nous avons mis en place un site Internet dédié afin de présenter le logiciel et ses fonctionnalités. En se connectant à epm.paris.fr, les collectivités intéressées peuvent retrouver les coordonnées des personnes en charge d’EPM à la mairie de Paris, consulter la documentation technique en ligne et les guides utilisateurs, et même télécharger le code source de l’application.
Nous les invitons parallèlement à rejoindre le club d’utilisateurs que nous souhaitons créer en vue de faciliter la maintenance et les demandes d’évolution du logiciel, par le partage d’expériences et la mutualisation des bonnes pratiques. Nous sommes en effet absolument réceptifs à ce que les autres peuvent nous apporter et nous nous réjouissons qu’EPM soit à la disposition de tous !

Pour en savoir plus sur le projet EPM :
Accès au site dédié

Les principales fonctionnalités d’EPM Le système EPM est un outil simple d’utilisation conçu autour de modules fonctionnels liés entre eux et permettant de réaliser un ensemble cohérent d’activités. - Module "Gestion des procédures". Il permet de suivre une procédure depuis la décision de lancement jusqu’à son attribution et inclut une interface avec une plate-forme de dématérialisation à destination des entreprises : toutes les étapes du cycle de vie d’une consultation - de sa définition initiale jusqu’à la notification du marché - sont intégrées à ce module (création d'une consultation, planification, publicité, consultation des entreprises, dématérialisation, dépouillement et analyse des plis, etc). - Module "Rédaction des pièces". L’ensemble des pièces administratives (cadre d’actes d’engagement, cahier des clauses administratives particulières, règlement de la consultation, etc.) peuvent être rédigées à partir de ce module grâce à la gestion des clausiers et des modèles adaptés à chaque type de marché. - Module "Gestion des commissions". Dans le cadre des instances qui décident des attributions, ce module prend en charge les tâches matérielles, la désignation des membres, l’élaboration des ordres du jour, la gestion des convocations et de la tenue des séances des commissions ad hoc (jury, CAO, DSP, etc.). - Module "Base de connaissances". Il s’agit d’une base documentaire regroupant des modèles, des formulaires et des documentations de référence (fiches pratiques, textes juridiques, etc.) utiles à la création et au suivi d’un marché. - Module "Statistiques". On obtient, à partir de ce module, des données chiffrées sous forme d’indicateurs d’activité, de statistiques sur les marchés ou de "référentiels entreprises". - Module "Attribution". Il permet d’élaborer l’avis d'attribution et d'éditer la fiche de recensement à destination du comptable public. - Module "Administration". Il sert à l’administration de l’application (profils, utilisateurs, etc.).

Notes :
(1) NDLR - La ville de Paris a choisi de maintenir ce seuil malgré son relèvement à 20.000 euros dans le code des marchés publics.
(2) NDLR - Le programme EPM a mobilisé 200 personnes sur deux ans pour un budget total de 1,5 million d’euros.